Gestão de estoques de restaurantes: 04 passos para começar

Aprenda qual a importância da gestão de estoques de restaurantes e confira as dicas para otimizar essa área da sua empresa.

Quando o assunto é administrar um food service, muita gente acaba não se atentando para a importância da gestão de estoques de restaurantes. Se bem realizada, ela é capaz de auxiliar na otimização dos recursos e consequentemente nos seus lucros, melhorando consideravelmente a gestão do setor de compras e reduzindo o desperdício.

Mas, será que você está fazendo tudo certo na gestão do estoque dos seus restaurantes? Continue lendo este artigo e veja as dicas importantes que separamos!

O que é e qual a importância da gestão de estoques de restaurantes?

Podemos entender que o estoque é o “coração” de qualquer restaurante. Afinal é ali que se encontram as matérias-primas que darão origem aos pratos e drinks que você oferece no seu cardápio. Se esse ponto tão importante não é gerido de forma correta, dificilmente seu negócio trabalhará com lucro máximo.

Algumas das vantagens de se ter um bom controle do estoque são:

• redução de custos, afinal as suas compras serão mais acertadas, considerando o fluxo real de mercadorias no seu estabelecimento;
• redução de desperdício, tanto com produtos fora da validade que acabaram não sendo usados, como também no preparo dos pratos, aproveitando melhor o que você tem disponível;
• melhora o atendimento e o serviço prestado aos clientes, reduzindo as chances de alguém solicitar por um prato e você não ter os ingredientes para fazê-lo;
• melhora o controle de todo o seu restaurante e a sua margem de contribuição por prato, afinal com menos desperdício e compras mais corretas, sua vida financeira estará em dia.

Dicas de gestão de estoques de restaurante: como melhorar esse setor?

Como você pode notar, quando seu estoque é bem gerido, você consegue oferecer um serviço melhor, ter uma gestão mais eficiente da área de compras e ainda otimizar os recursos financeiros do seu restaurante. Mas como conseguir isso? O primeiro passo (e um dos mais importantes) é ter a ficha técnica de todos os seus pratos e drinks.

A ficha técnica é como um verdadeiro “escopo” de cada produto que você comercializa, com os ingredientes e as quantidades corretas, bem como os possíveis substitutos e os preços de cada item. É a partir dela que você poderá organizar o seu estoque e entender a sua necessidade de matéria-prima.

Além de usar e atualizar as suas fichas técnicas, existem outras dicas que separamos nesse artigo que podem lhe ajudar na gestão de Estoque do seu restaurante. Confira.

1.       Controle a entrada e a saída de mercadorias

Esse também é um passo básico e fundamental que deve ser feito em restaurantes de qualquer tamanho. No começo, muitos gestores acabam usando as planilhas do Excel para realizar esse trabalho, contudo conforme o seu restaurante for crescendo (ou até outras lojas forem abertas), esse processo manual se tornará muito difícil e pouco confiável.

Para fazer o controle de entrada, você pode solicitar ao fornecedor a nota fiscal com a listagem dos produtos comprados. É importante que o registro contenha informações básicas sobre os itens, como:

• data completa de entrada no estoque;
• prazo de validade de cada produto;
• quantidade de unidades repostas;
• valor unitário;
• nome do fornecedor.

A saída dos produtos também precisa ser controlada e você também terá que dar baixa em algumas informações, como:

• data completa de saída;
• quantidade de unidades que saíram do estoque;
• custo médio por unidade;
• motivo da saída (evitando fraudes, roubos e desvios de mercadorias).

2.       Realize um inventário dos produtos do estoque da sua rede

Mesmo com esse controle, você ainda poderá acabar tendo problemas, principalmente quando o processo é feito de forma manual.  Ou seja, pode acontecer de algum funcionário se esquecerem de dar entrada ou baixa em algum produto, ou as informações podem estar incorretas.

Para quem tem mais de um restaurante, a gestão do estoque de forma manual pode ser algo extremamente complexa e bem pouco confiável. Por isso, realizar de tempos em tempos um inventário ajuda a compreender melhor a sua capacidade real.

Você pode programar para que o inventário seja feito 1 vez por mês, a cada 15 dias ou ainda de forma esporádica. O importante, contudo, é que todas as informações sejam revisadas.

Essa prática impede que desvios, por exemplo, não sejam notados, e ajuda a corrigir problemas humanos que podem acabar trazendo prejuízos ao seu restaurante.

O bom de não contar com datas programadas é que você poderá impedir que pessoas mal-intencionadas consigam desviar itens do seu estoque. Mas tudo depende do grau de confiança e de relacionamento que você tem com quem tem acesso ao seu estoque.

3.       Utilize relatórios e indicadores gerenciais

Para que a gestão do seu estoque seja ainda mais eficiente e realmente ajude a melhorar a rentabilidade do seu restaurante é fundamental que ela esteja integrada aos outros setores da empresa. Afinal, quanto mais a informação fluir entre as áreas do seu restaurante, melhor será a gestão global o seu negócio.

Nesse ponto, contar com a tecnologia é a melhor forma de conseguir integrar todos esses dados. Com um bom ERP, por exemplo, você poderá tornar seus processos mais simples e integrados.

Quando um cliente solicita um prato, automaticamente o sistema poderá dar baixa nos itens do seu estoque e até gerar uma lista periodicamente para o seu setor de compras, baseado na ficha técnica de cada prato.

Mas não é só. Um ERP ainda poderá integrar a parte financeira e contábil, gerando relatórios cruzando informações de diversos setores e melhorando o seu conhecimento e a sua tomada de decisões.

4.       Busque um sistema que automatize os processos e as informações

Como você viu na dica anterior, contar com a tecnologia pode tornar a gestão de estoques dos seus restaurantes mais eficiente e o seu dia a dia mais fácil e prático. Existem muitos ERPs no mercado, mas é fundamental que você procure um voltado ao setor de food service, que conheça a rotina da sua empresa e que tenha funcionalidades para facilitar o trabalho da sua equipe e para apoiar na gestão e tomada de decisão.

Um ERP desenvolvido para restaurantes pode:

• ajudar você a lançar os itens novos no seu estoque, comparando a entrega do fornecedor com o listado na nota fiscal eletrônica;
• dar baixa automaticamente de acordo com as suas vendas;
• gerar uma lista de compras de acordo com a movimentação do seu estoque e as suas fichas técnicas;
• ter a mão informações sobre os pratos que mais saem e a margem de contribuição de cada um;
• reduzir a quantidade de erros, impedindo que produtos sejam esquecidos de serem lançados ou dado baixa, tornando a sua gestão muito mais eficiente.

As planilhas, embora sejam amplamente usadas, possuem várias limitações, já que impedem a integração do seu restaurante e até das suas lojas, além de estarem mais propensas aos erros humanos.

Com essas dicas, ficou mais fácil melhorar a gestão de estoque de restaurantes? Aproveite e leia o nosso post sobre como a tecnologia pode ajudar você a melhorar as vendas nos seus restaurantes!