Seu backoffice está preparado para receber um novo sistema de gestão? 

Os desafios da gestão food exigem as melhores ferramentas, mas o processo de implantação de um sistema de gestão nem sempre é tão simples quanto parece. Confira algumas dicas para se preparar e alcançar os melhores resultados. 

Se você é um empresário do ramo de bares e restaurantes, sabe que a gestão do seu negócio envolve muitos processos e desafios. Você precisa controlar o estoque, o financeiro, o fiscal, as compras, as vendas, o atendimento, a produção, entre outros aspectos. E, para fazer isso de forma eficiente, você precisa de uma ferramenta que integre e automatize seus processos, facilitando o seu trabalho e o da sua equipe. Essa ferramenta é o ERP, ou Enterprise Resource Planning, que significa Planejamento de Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema de gestão especializado para administrar todas as esferas da sua operação.

Dentre as vantagens de ter um ERP, vamos pincelar algumas delas: 

• Melhorar o controle de estoque e reduzir o desperdício na cozinha; 
• Agilizar o processo de compras e a reposição de insumos; 
• Aumentar a precisão no controle das vendas; 
• Trazer mais tranquilidade no controle financeiro, nas demandas fiscais e contábeis; 
• Otimizar a operação desde a cozinha até o administrativo; 
• Gerar dados que podem ser analisados estrategicamente e usados para o crescimento do seu negócio. 

Como você pode ver, o ERP é uma ferramenta poderosa e indispensável para o sucesso do seu bar ou restaurante. Mas, para que ele realmente funcione e traga os resultados esperados, é preciso que você faça algumas mudanças na gestão do seu BackOffice. Afinal, não basta implantar um sistema e esperar que ele resolva todos os seus problemas. É importante que toda a gestão seja revista e esteja alinhada para que a nova ferramenta possa contribuir com os processos e resultados. 

Mas, quais são essas mudanças necessárias? Veja a seguir algumas dicas que podem te ajudar nessa transição. 

4 Dicas para ter sucesso na implantação do novo sistema de gestão:

1. Revise e padronize os seus processos antes da implantação  

O ERP é um sistema que integra e automatiza os processos do seu BackOffice. Mas, para que ele funcione bem, é preciso que esses processos estejam bem definidos, organizados e padronizados. Por isso, antes de implantar o ERP, ou pelo menos, no decorrer da implantação, você deve revisar e mapear os processos do seu negócio, identificando as atividades, as responsabilidades, os recursos, os prazos, os indicadores, os riscos e as oportunidades de melhoria. Você também deve padronizar os processos, estabelecendo normas, procedimentos, rotinas e fluxos de trabalho que devem ser seguidos por todos os envolvidos.  

Você deve documentar e divulgar os processos, para que todos tenham acesso e conhecimento das informações. Você também deve monitorar e avaliar os processos, verificando se eles estão sendo executados conforme o planejado e se estão gerando os resultados esperados. Reveja as Fichas Técnicas da sua cozinha, se for preciso, reformule os processos de produção dos seus produtos e considere fazer uma engenharia de cardápio. 

2. Envolva a sua equipe no processo de implantação do novo sistema de gestão 

A implantação de um ERP é uma mudança significativa na rotina e na cultura do seu bar ou restaurante. Por isso, é fundamental que você envolva a sua equipe nesse processo, desde o início. Você deve comunicar os objetivos, os benefícios e os desafios da implantação, e ouvir as opiniões, as sugestões e as dúvidas dos seus funcionários. Você também deve motivar e engajar a sua equipe, mostrando como o ERP vai facilitar o trabalho de cada um e melhorar o desempenho do negócio. 

Além disso, você deve oferecer treinamento e capacitação para os seus funcionários, para que eles possam usar o sistema com eficiência e segurança. Você deve acompanhar o aprendizado e o desempenho de cada um, e dar feedbacks e orientações sempre que necessário. Você também deve reconhecer e recompensar os esforços e os resultados da sua equipe, para que eles se sintam valorizados e satisfeitos. 

3. Estabeleça metas e indicadores de resultados 

Para que a implantação de um ERP seja bem-sucedida, é preciso que você tenha clareza sobre o que você espera alcançar com essa mudança. Por isso, é importante que você estabeleça metas e indicadores que possam medir o desempenho do seu negócio antes e depois da implantação. As metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e baseadas em prazos. Os indicadores devem ser objetivos, confiáveis, simples e alinhados com as metas. Alguns exemplos de metas e indicadores que você pode usar são: 

• Reduzir o índice de retrabalhos em 20% em 6 meses; 
• Extinguir as tarefas redundantes e manuais em 3 meses; 
• Minimizar os custos gerais em 15% em 1 ano; 
• Melhorar a qualidade e a confiabilidade dos dados e informações em 50% em 6 meses; 
• Agilizar a execução das tarefas em 30% em 3 meses; 
• Padronizar as operações em 100% em 6 meses; 
• Otimizar o fluxo de informações em 40% em 3 meses. 

4. Faça a gestão da mudança 

A implantação de um ERP é uma mudança que afeta toda a organização, desde os processos até as pessoas. Por isso, é essencial que você faça a gestão da mudança, ou seja, o conjunto de ações que visam facilitar e acelerar a adaptação dos funcionários e dos clientes à nova realidade. A gestão da mudança é um processo que requer planejamento, comunicação, capacitação, acompanhamento e avaliação, e que envolve as seguintes etapas: 

• Preparação: Nessa fase, você deve comunicar a mudança aos envolvidos, explicando os motivos, os benefícios e os desafios, e criando um senso de urgência e de propósito. Você deve identificar as pessoas que serão impactadas pela mudança e como eles poderão trabalhar neste novo cenário. Você deve elaborar um plano de ação, definindo os elementos necessários para realizar a mudança. 
• Implementação: É nesta fase que a mudança começará, e isso deve acontecer seguindo o planejamento, o cronograma e o orçamento definidos. Nesta etapa será necessário realizar a instalação, a configuração e a integração do ERP, de acordo com as especificações do sistema. Deve realizar testes, validações e as correções necessárias, garantindo o funcionando do ERP de acordo com o esperado. 
• Capacitação: É importante capacitar quem irá lidar com o sistema, aplicando os treinamentos definidos no plano de ação, e avaliando o aprendizado e a satisfação dos funcionários. Além de monitorar os resultados alcançados e as melhorias sugeridas pelo time. 
• Consolidação: Nessa fase, você deve consolidar a mudança, garantindo que ela seja sustentável, permanente e integrada à cultura da organização. Você deve monitorar os processos e apoiar os usuários em suas rotinas. Deve medir os resultados e a eficiência do ERP em relação aos objetivos do processo. Divulgue os resultados, os benefícios e os aprendizados. Envolva as pessoas reforce os valores, as normas e as práticas que sustentam a mudança, e estimule a inovação. 

Escolha o sistema de gestão adequado para o seu negócio  

Existem diversos sistemas ERP disponíveis no mercado, mas poucos são adequados para o seu segmento. Por isso, é importante levar em conta as necessidades e particularidades do seu bar ou restaurante. Alguns critérios que você deve considerar são: as funcionalidades do ERP, a usabilidade, o suporte oferecido e o custo-benefício.  

Se você tem dúvida sobre como escolher um sistema para gestão de restaurante, veja esse artigo em que separamos tudo que você precisa saber para revolucionar sua operação. Aqui explicamos o que é um ERP, quais os benefícios e como acontece a implantação do software de gestão. 

Conheça o ERP EVEREST – sistema de gestão especializado 

Se você está procurando um sistema de gestão para o seu bar ou restaurante, que seja completo, fácil de usar, seguro e que se adapte às suas necessidades, você precisa conhecer o ERP EVEREST. É um sistema de gestão focado na gestão de negócios do food service, que oferece todas as funcionalidades que você precisa para gerenciar o seu estabelecimento, como estoque, financeiro, fiscal, compras, vendas, atendimento, produção, etc. 

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