Se ao longo da semana você trabalha em projetos diferentes ou se sua equipe tem grande diversidade de tarefas, uma ferramenta de gerenciamento pode ser o que você busca para facilitar a organização disso tudo.
Para fugir do papel e caneta, muitos aplicativos online foram criados para te auxiliarem nas tarefas, pois podem ser acessados de qualquer dispositivo e toda sua equipe poderá ter acesso. Com eles é possível organizar desde o tempo que cada tarefa precisa para ser concluída, como também o que há para ser feito, o que está sendo desenvolvido, o que já foi entregue, o que foi aprovado, etc.
Confira nossas dicas para ajeitar tudo no seu lugar e nunca mais se perder nas demandas ou não saber no que sua equipe está trabalhando:
A versão gratuita é rica em funcionalidades, então não se preocupe em pagar por ele em um primeiro momento. Você poderá cadastrar vários “boards”, que serão os quadros que reunirão suas listas de tarefas. O ideal é renomear cada um desses “boards” como uma tarefa mãe. Quando abertos, você poderá visualizar todas as fases das suas tarefas, dividindo-as em pequenos “cards” que ficam organizados verticalmente. É possível arrastar esses “cards” para outras colunas.
Em equipes, cada um terá seu acesso e poderão trabalhar em conjunto, podendo acrescentar aos “cards”: briefings, comentários, links, salvar anexos, determinar datas de entrega, checklists, progresso em porcentagem, etc. Imagine um exemplo com três colunas: “para fazer”, “fazendo” e “feito”. Assim que você iniciar a tarefa, poderá arrastá-la do “fazer” para o “fazendo” e assim que finalizá-la, arrastá-la para o “feito”. Dessa maneira, qualquer um que visualizar o Trello entenderá o desenvolvimento das tarefas e em que fase elas se encontram.
O Run Run é uma excelente ferramenta para quem sonha com uma métrica capaz de calcular quanto tempo cada demanda exige para ser concluída. O gestor pode cadastrar a tarefa para o funcionário, oferecendo um tempo aproximado, uma data de entrega, um briefing, anexo, etc. Assim que o responsável iniciar a tarefa, ele aperta um botão de “play” e ao finalizar, basta “pausar” e clicar em “entregar”. O gestor receberá um aviso de que o trabalho foi concluído e entregue.
Ideal para análises de produtividade, o Run Run oferece soluções para gerenciamento de tarefas e projetos, indicadores de performance e integração com outros aplicativos. Prático, o responsável por desenvolver as atividades cadastradas poderá organizá-las por dias da semana, assim fica fácil saber se nos últimos dias da semana as tarefas serão entregues ou se algo irá atrasar.
Apostar nessas ferramentas é trabalhar em um ambiente muito mais organizado, onde cada um sabe o que deve e precisa ser feito, sem confusões ou esquecimentos. Motive sua equipe a trabalhar de maneira saudável usando algumas dessas ferramentas, pois assim os resultados ficarão mais evidentes e o crescimento acontecerá, pois, a produtividade certamente irá aumentar.
Ambos irão te auxiliar na organização empresarial e você perceberá como é importante manter tudo sempre em dia e conseguir visualizar as tarefas de uma só vez 😉
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