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Gestão de Compras em Restaurantes

Há 23 anos, quando iniciei minha carreira na área de compras, sempre ouvia que o Departamento de Compras era conhecido como o “departamento que gastava”, ou ainda o “departamento que consumia o lucro da empresa”. Enquanto o Departamento de Vendas era o que trazia o dinheiro para as empresas, Compras era o vilão que gastava esse dinheiro. Vendas era o mocinho da história e Compras o vilão, com seu poder indestrutível de acabar com qualquer lucro.

O mundo foi mudando, as pessoas foram mudando, os entendimentos foram mudando e hoje percebo já em algumas empresas um interesse maior no Departamento de Compras com uma visão de que esse departamento pode gerar grandes lucros.

 Infelizmente ainda percebo na área de restaurantes que estamos um pouco longe dessa visão estratégica. Quais são hoje as redes que realmente investem num setor de compras proativo, com visão estratégica de toda a cadeia e que realmente fazem outras funções além do comprar? Eu afirmo poucas.

 Onde se deve iniciar o processo de compra?

 Algumas pessoas acreditam que o processo de compra se inicia com o recebimento da solicitação e a cotação de preços. Isso está errado.

 O processo de compra em restaurantes se inicia com a criação de uma boa ficha técnica de produtos.

 Quando montamos as fichas técnicas dos produtos, temos conhecimento do que utilizaremos em cada produto a ser produzido por nós. Poderemos por exemplo, saber que uma matéria-prima é utilizada em vários produtos e as vezes, até criarmos produtos utilizando as matérias-primas que já utilizamos normalmente, reduzindo assim a gama de matérias-primas a serem utilizadas.

 Teremos com isso aumento do poder de compra, afinal a quantidade a ser comprada será maior, podendo obter na compra maiores descontos, reduziremos itens de estoque a serem inventariados e logicamente uma melhor administração de toda a cadeia de abastecimento.

 Uma ficha técnica bem feita poderá também demonstrar desvios na produção ou no estoque. Quando você vende uma quantidade de tal produto que utiliza uma quantidade de matéria-prima, essa multiplicação deveria ser a quantidade que deveria ter sido retirada do estoque. Mas por que algumas vezes essa quantidade difere? Alguma coisa aconteceu na produção ou na contagem do estoque.

 Ficha técnica bem feita reduz desperdícios, aumenta a eficiência no controle de estoque e o mais importante, aumenta o lucro.

 Captação de dados no PDV

 Quando a empresa investe em sistemas de informação, podemos captar e trabalhar com várias informações originadas do PDV.

 Imaginemos que possamos ter o número de clientes atendidos e os produtos vendidos, basicamente. Como já falado no tópico acima, se tivermos uma ficha técnica de cada produto, poderíamos ter com o número de produtos vendidos, as quantidades de matérias-primas que deveríamos ter utilizado.

 Se soubermos como nosso estoque iniciou o dia e o que vendemos, teremos condições de saber nosso estoque final. E se esse estoque final previsto for diferente do estoque real? Teremos discrepâncias e algo pode ter ocorrido de errado na produção, por exemplo, de algum produto ou então tivemos desvios no recebimento da mercadoria ou no próprio estoque.

 Com o número de clientes atendidos e com a análise dos produtos vendidos, podemos determinar qual o mix de produtos que esse restaurante possui. Como sabemos clientes não mudam tanto seus pedidos e com um bom estudo desses mix, poderemos prever nossas vendas.

 Vamos às compras!

 Como pudermos ver, com uma ficha técnica bem elaborada, com o conhecimento de nosso mix de produtos e logicamente com o conhecimento da previsão de clientes que iremos atender, a conta se tornou simples para saber o que deveremos comprar.

 Saber o que iremos comprar é outra forma de reduzirmos desperdícios.

 Hoje com as grandes corporações adquirindo várias marcas, não existe mais a concorrência de produtos como tínhamos há 20 anos. Quantos frigoríficos existem hoje que possamos cotar? Quantas marcas de frios e laticínios pertencem a um mesmo grupo?

 Em nosso mundo, esse requisito ficou limitado. O que antigamente chamávamos de fornecedores, temos que chamar de parceiros. Parceiros porque essas empresas precisam participar do crescimento de sua empresa, precisam saber das estratégias que estamos montando para que possam até nos ajudar a definir melhor a parte de abastecimento.

 Quanto ao processo de cotação, fechamento, envio de pedido e follow up, o processo de compra ainda se mantém o mesmo. Nada de grandes novidades.

 Seu lucro está nas compras!

 Como pudemos ver resumidamente, seu lucro pode estar nas compras. Compras bem elaboradas, calculadas e logicamente, bem negociadas são fatores que além da qualidade no atendimento, levam hoje, um restaurante para o sucesso.

 Num futuro, ainda sonho, que as empresas não chamarão mais de Departamento de Compras e sim, de Departamento de Lucro.

Veja mais sobre ERP para restaurante.

Alexandre 03

Alexandre Alves é Gerente de Suprimentos do The Fifties.

Usuário da solução de gestão para Food Service – Everest.

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