ERP – Como implementá-lo na sua empresa

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa das mais fáceis, controlar os custos, estoque, fluxo de vendas, funcionários entre outros, são obrigações que todo empreendedor possui, inclusive para os donos de e-commerce. Essa fase é fundamental para uma empresa ter sucesso, porém muitas empresas ainda atuam de forma arcaica, dependo de planilhas e arquivos de papel e sujeitos ao risco de erro humano.

É nessa hora que entram os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Integração Empresarial), um software indicado para auxiliar no gerenciamento de empresas que, quando utilizado corretamente traz diversos benefícios à empresa. A proposta da ferramenta é otimizar as ações rotineiras de um negócio como: controle de estoque, fluxo de pagamento, gerenciamento de fornecedores, por exemplo, e assim proporcionar mais praticidade e segurança para a empresa.

Implantação – primeiros passos

1 – Escolhendo o sistema

Podemos definir esse processo como uma fase do planejamento, em que se define qual sistema será implementado de acordo com a necessidade da empresa. Existem três opções para a implementação de um sistema ERP para lojas virtuais.

– Sistema próprio: nesse caso o sistema é desenvolvido especialmente para o site que está adquirindo o serviço. Porém os custos do desenvolvimento neste caso, são mais elevados, o que muitas vezes se torna inviável para empresas de peque e médio porte.

– ERP Open Source: ou sistema de código livre, que pode ser integrado à sua loja virtual sem aumentar seus custos, mas a dificuldade desta vez, é que nem sempre a integração é fácil ou mesmo possível.

– Suporte e orientação dos desenvolvedores: contratar um sistema juntamente com as empresas desenvolvedoras de ERP para e-commerce, assim você terá a orientação necessária durante o processo de implementação e ainda um suporte de treinamento da ferramenta.

2 – Implementação

Essa é a fase de execução do projeto, ou seja, após a escolha do sistema ideal, começa a preparação do sistema dentro da empresa, como validação de funcionalidades pelos principais usuários (funcionários) e treinamento para o restante da equipe que irá utilizar o sistema.

3 – Início da produção

Depois que o sistema estiver devidamente instalado e a equipe de usuários treinada, podemos iniciar o seu funcionamento durante um determinado período. Nessa fase, o empreendedor fará uma análise a partir de dois pontos de vista:

• Ponto de vista do produto
• Ponto de vista do projeto

A análise com foco no produto irá se preocupar com as funcionalidades do sistema ERP. Já a análise do projeto verifica o lado de gerenciamento do projeto, com o sistema atendendo necessidades como entradas e saídas, custos, riscos, comunicação, integração, recursos humanos, tempo, qualidade, entre outros.

Com essas perspectivas podem ser analisados alguns objetivos que irão ajudar na gestão do sistema, são eles:

• Do produto:

– Mapeamento dos processos de negócio da empresa;

– Estudo da aderência do ERP aos processos mapeados;

– Definição da parametrização;

– Definição de personalizações;

– Elaboração do plano de testes;

– Dimensionamento da infra-estrutura de TI (Sizing);

– Desenvolvimento das personalizações;

– Preparação dos ambientes de testes;

– Treinamento dos usuários;

– Simulação dos processos para validação das funcionalidades;

– Elaboração de manuais;

– Teste de carga;

– Disponibilização do sistema;

– Preenchimento dos cadastros;

– Parga de dados inicial;

– Utilização do sistema para novas transações.

• Do projeto

– Entendimento da estrutura hierárquica da empresa;

– Identificação das pessoas-chave de cada processo;

– Elaboração da matriz de responsabilidades do projeto;

– Alinhamento do escopo (project charter e WBS);

– Elaboração do cronograma;

– Elaboração do plano de comunicação;

– Elaboração do plano de projeto;

– Acompanhamento do planejado x realizado;

– Avaliação da efetividade das atividades;

– Gestão das aprovações das diversas etapas;

– Apresentação do andamento ao comitê executivo do projeto;

– Gestão da execução do plano de projeto;

– Gestão das mudanças de escopo;

– Gestão de conflitos.

É fundamental que o empreendedor trabalhe em conjunto com o fabricante do software, devido à complexidade do sistema e a quantidade de recursos e ferramentas envolvidas. A Acom Sistemas oferece sistemas de ERP eficientes e personalizados, feito especialmente para o seu empreendimento.

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