Nos dias de hoje, com os avanços tecnológicos cada vez mais acessíveis, novas ferramentas são desenvolvidas para agilizar e automatizar os processos de troca de informações entre as empresas. Uma delas é o EDI – Eletronic Data Interchange, que em português significa Intercâmbio Eletrônico de Dados.
Imagine que você pode trocar informações importantes do seu negócio com outras empresas de uma maneira muito mais rápida, prática e segura. Imagine também que essas informações não precisam ser digitadas pelos funcionários para serem inseridas no sistema, evitando o risco de ter algum erro de digitação. Pois bem, tudo isso já é possível graças a sistemas como o EDI, uma ferramenta inteligente que faz a troca de dados importantes entre as empresas serem totalmente eletrônicas e muito mais rápidas.
Com a globalização da economia, grandes empresas têm tido que se adequar a um padrão aberto de nível mundial de dados. Dessa forma, para que as empresas interessadas em participar de grandes transações comerciais e ainda possam se manter competitivas no mercado, o uso de sistemas inteligentes como o EDI, é mais que fundamental.
De modo geral, é a troca de documentos via sistemas de teleinformática entre duas ou mais organizações de uma maneira padronizada. Ou seja, o sistema lê as informações que serão compartilhadas e gera um código que, assim que enviado, poderá ser decodificado e inserido em outro sistema, como um ERP, por exemplo, sem a necessidade de digitação.
Mas para que esse processo ocorra é preciso que os computadores das empresas que pretendem negociar possuam uma conexão entre si, como se fosse uma espécie de código interno.
O sistema de troca de dados por meio eletrônico não é um conceito novo, há anos existe a preocupação em padronizar as relações comerciais entre as empresas.
“Em 1961, o Comitê para o Desenvolvimento do Comércio, da ONU, criou um grupo de trabalho para propor a simplificação e padronização dos documentos voltados ao comércio exterior. Em 1968 o Comitê de Coordenação de Transporte de Dados (TDCC) montou, como apoio do Departamento de Defesa Americano, um grupo para desenvolver padrões de mensagens entre empresas, dentro dos processos comerciais. Estes padrões ainda são utilizados por empresas de transporte de cargas internacional (ferroviário, rodoviário, oceânico a aéreo). Motivados pelos esforços empreendidos nos Estados Unidos e na Europa, representantes de 20 países iniciaram estudos voltados à unificação dos padrões de troca eletrônica de documentos, visando abranger todo o comércio internacional. Surgiu o SITPRO (Simplification of Internacional Trade Procedures Board) que gerou o padrão EDIFACT, cuja minuta foi publicada em setembro de 1987.”
A troca de dados eletrônica foi criada com o objetivo de facilitar as transações entre as empresas, porém ela não é apenas uma mensagem eletrônica com um formato livre. Para que o sistema consiga suportar transações interempresariais, possui formatos rígidos de segurança, estando devidamente adequados aos aspectos legais e fiscais, além de atenderem os requisitos básicos de cada negócio.
Com este sistema de troca de dados eletrônicos, a comunicação será feita diretamente pela Internet, é através dela que as mensagens do EDI – dados comerciais serão transportados. Desse modo, tanto em nível nacional quanto internacional as informações estarão protegidas por mecanismos de segurança, que irão garantir a confidencialidade de todos os dados.
Embora ainda pouco conhecido, um sistema como este pode elevar o patamar de uma empresa. Se você pretende expandir os negócios e colocar-se entre os grandes do mercado, está na hora de implementar um sistema EDI na sua empresa.
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