A automação dos processos de contabilidade trouxe inúmeras facilidades aos empresários, principalmente com a possibilidade de emissão da Nota Fiscal eletrônica e o envio desses dados ao Fisco, tudo de maneira informatizada, para facilitar a gestão de notas fiscais.
Porém, essas facilidades também trouxeram novas necessidades, como o cuidado com o armazenamento das notas fiscais de entrada e saída, que deve ser feito pelos empresários, mantendo os arquivos em XMLs por pelo menos 5 anos.
Fazer a gestão de notas fiscais corretamente, de todos os seus restaurantes, é extremamente importante para evitar problemas com o Fisco – e isso deve ser feito tanto dos artigos vendidos, como das compras feitas com os fornecedores.
Quer saber mais sobre esse assunto? Continue a leitura deste artigo!
De acordo com a lei, todos os negócios que vendem ou compram itens e serviços devem armazenar por, no mínimo 5 anos, as notas fiscais de entrada e saída – pois é esse o período em que a dívida com o Governo prescreve.
Se o seu restaurante passar por uma fiscalização, por exemplo, e não possuir esses arquivos armazenados para comprovar que todas as transações comerciais foram feitas dentro da lei, você poderá ser multado, com valores que superam até R$ 1 mil por documento perdido e ainda ter a possibilidade de pegar reclusão por 2 a 5 anos.
Além de serem obrigatórias por lei, as notas fiscais são os documentos que comprovam que todas as suas transações comerciais (tanto de venda, como de compra) foram feitas de maneira legal, ou seja, com o pagamento dos devidos tributos especificados para a sua atividade.
Para o empresário, além de estar em dia com o Fisco, um gerenciamento adequado das notas fiscais garante uma contabilidade exata, entendendo quais são os impostos que recaem sobre a sua atividade, a média de vendas e compras dentro de um determinado período e outras informações importantes.
Outro ponto que muitos gestores não se atentam é quanto ao armazenamento da nota fiscal eletrônica emitida pelos fornecedores. De acordo com a lei, tanto quem vende, como quem compra é solidário no processo. Ou seja, se quem vende para a sua empresa comete crimes fiscais, você pode ser considerado coautor da fraude – e isso pode ser provado, caso você não tenha as notas fiscais emitidas.
Já deu para notar que não se importar com a gestão da nota fiscal eletrônica é um erro muito grave, não é mesmo? Mas, se você tem uma cadeia de restaurantes, por exemplo, fazer tudo isso de maneira manual não é muito simples.
Antes de começarmos a dar dicas, precisamos salientar algumas diferenças básicas que podem acabar confundindo o gestor e o levando a fazer um armazenamento inadequado.
O primeiro passo é entender que tanto o DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), como a Nota Fiscal impressa não têm validade jurídica. Ou seja, armazenar esses documentos não fará com que você fique em dia com as suas obrigações com o Fisco.
O que deverá ser armazenado são os arquivos em XML das notas emitidas e recebidas. É esse documento digital que possui a assinatura eletrônica autorizada pelas Secretarias Estaduais e da Fazenda, garantindo a legitimidade do documento.
Entendido isso, vamos às dicas importantes para uma boa gestão de notas fiscais em sua rede de restaurantes:
Se você cria um hábito e tem um profissional (ou uma equipe) responsável por gerenciar essa parte, fica mais fácil incorporar a gestão das notas fiscais no dia a dia da sua empresa e nos seus processos internos.
Assim, pense em rotinas específicas tanto para a geração, como para o armazenamento dos arquivos em XML. Por exemplo, ao fazer uma compra, o profissional responsável deverá lançar a informação no sistema e confrontar os dados da nota com o material ou produto recebido. Se estiver tudo em ordem, essas informações podem ser enviadas ao setor de pagamento.
Ou ainda, cada vez que uma venda é realizada nos seus restaurantes, os funcionários ficarão encarregados de enviar as notas emitidas ao setor financeiro, que analisará as informações em busca de incongruências e fará o armazenamento.
Um erro muito comum é armazenar esses arquivos em um diretório físico, como no computador da empresa. Se algum problema acontecer na máquina, como um vírus ou até uma questão física, como quebra ou assalto, todos os seus dados se perderão – e como você provará isso ao Fisco?
O ideal é buscar por um armazenamento em nuvem, em um diretório online e seguro, que possa ser acessado de qualquer computador e que garanta a segurança dos dados (como com criptografia da informação).
Além de garantir a integridade das informações, esses diretórios em nuvem ainda não possuem um limite físico de armazenamento, sendo possível guardar uma quantidade infinita de arquivos.
Ao receber os arquivos, é muito importante que você confira a autenticidade do documento da nota fiscal eletrônica em questão. Você poderá fazer isso consultando o site da Prefeitura emissora, analisando a veracidade do documento e também a correção dos impostos.
Se, de repente, a sua empresa passar por uma auditoria externa, como você fará para encontrar determinada nota fiscal eletrônica no seu arquivo? Armazená-las de forma organizada é extremamente importante para oferecer agilidade a sua gestão.
Por isso, o ideal é que esses dados estejam dispostos em pastas específicas, com o nome de cada fornecedor, o período e outras informações relevantes, tornando simples e prático encontrar qualquer nota fiscal eletrônica que seja necessária.
Mesmo tomando todos os cuidados, você pode acabar perdendo algum dado simplesmente porque a sua caixa de e-mail estava lotada, porque o arquivo caiu no SPAM ou ainda porque o fornecedor se esqueceu de enviar a informação.
Embora seja usual fazer o recebimento desses arquivos via e-mail, essa prática pode não ser a mais recomendada, principalmente para quem lida com mais de uma loja, como no caso das cadeias de restaurantes.
O ideal é contar com sistemas que monitoram e captam essas informações diretamente nas Secretarias de Fazenda, imediatamente após a emissão. Isso garante que qualquer nota fiscal eletrônica emitida para a sua empresa seja checada, conferida e validada, evitando, inclusive, riscos com a emissão de notas frias.
Um problema muito comum para os donos de vários restaurantes é a disparidade de informações entre as vendas feitas nos PDVs e os dados enviados ao SPED. Isso acontece porque, agora, não existe mais a necessidade de uso das impressoras fiscais – que costumavam armazenar todas as operações realizadas.
Se o gestor não possui um sistema automatizado, fica muito difícil fazer a conciliação das informações, gerando uma lacuna na arrecadação dos impostos e também nas informações contábeis enviadas ao SPED, o que causa um cálculo errôneo dos impostos – e pode fazer com que a empresa seja enquadrada como sonegadora.
Como o EVEREST pode me ajudar na gestão de notas fiscais?
Automatizar a gestão de notas fiscais é o melhor passo no sentido de gerir as suas notas de entradas e saídas. O EVEREST é um software ERP voltado exclusivamente para a gestão de food services e que realiza a gestão dos documentos fiscais de maneira integrada (tanto as de entrada, como as de saída), oferecendo muito mais segurança a sua empresa.
Graças ao sistema de mensagem, todas as vendas registradas nos seus pontos de vendas são capturadas diariamente e vinculadas com as Notas Fiscais ao Consumidor emitidas, mantendo, dessa maneira, todos os documentos em um banco de dados centralizado.
Assim, o empresário poderá ter acesso facilmente a qualquer tipo de informação, inclusive a possíveis problemas na geração desses documentos. Como os registros são diariamente conciliados, o sistema faz automaticamente a apuração dos impostos, a contabilização, a geração dos arquivos fiscais (SPED), além de consolidar e assegurar a veracidade de todas as informações entregues e recebidas.
Depois de ler esse conteúdo, ficou claro a importância de gerir corretamente as notas fiscais recebidas e emitidas em todas as suas operações? Se você ficou interessado no EVEREST, entre em contato conosco e solicite um teste grátis.
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