Desapegue do Excel! Seu restaurante precisa de tecnologia.

O Excel é um programa excelente (e muito conhecido por vários empresários), porém, nem sempre ele é o mais indicado quando falamos em gestão de food service, afinal suas planilhas possuem inúmeras limitações que podem colocar em risco a credibilidade das informações que você analisa e até a maneira como administra o seu restaurante.

Se você ainda utiliza um número sem fim de planilhas, e nem sempre acaba tendo certeza em relação aos dados que está analisando ou as decisões que tem tomado, continue a leitura e descubra porque o Excel deve ser aposentado no seu negócio e substituído por um sistema ERP!

Planilhas financeiras com dados incorretos

A área financeira costuma ser a que mais usa o Excel na hora de analisar suas entradas e saídas, valores a receber e até para fazer o fechamento do caixa de várias unidades ou o fluxo de caixa do mês.

Porém, nem sempre essas planilhas são realmente confiáveis, afinal elas dependem dos funcionários para fazerem o lançamento das informações. Isso significa que um erro humano já poderá comprometer totalmente a saúde financeira do seu negócio.

Se o seu colaborador, por exemplo, se esquecer de lançar uma conta a ser paga, ou ainda um valor em aberto a receber apenas no próximo mês, é possível que o seu caixa não feche corretamente, fazendo com que você conte com mais dinheiro do que realmente tem, podendo contrair dívidas que não terão como ser pagas.

E o problema não para por aí. Uma planilha do Excel apenas permite que você faça cálculos, mas não possui funções automatizadas, como um sistema ERP. Isso significa, por exemplo, que toda a conciliação de pagamento nas suas maquininhas de cartão precisa ser feita manualmente, bem como a conferência do pagamento de outras vias de recebimento, como vale refeição.

Tudo isso é claro pode comprometer a credibilidade dos dados, fazendo com que você trabalhe com receitas e despesas que não são reais – e nem confiáveis na hora de fazer o planejamento financeiro do seu food service.

Aumento do trabalho manual em diversos setores

Não é apenas na área financeira que o Excel é usado. Ele também é a escolha de muitos gestores no setor fiscal e até no controle do estoque. Porém, como dissemos no tópico anterior, o programa não é pensado para ter funções automáticas – apenas para desenvolver cálculos.

Por isso, todas as suas atividades ainda terão de ser feitas manualmente, e acabarão dependendo muito da “cabeça” dos seus funcionários. Na hora de conferir o estoque, seus colaboradores terão de analisar um a um cada item, e depois, manualmente, dar baixa na planilha.

Esse sistema, além de não ser veloz, ainda é altamente suscetível a falhas, já que vários itens podem não ser conferidos adequadamente, fazendo com que você compre mais do que o necessário ou acabe perdendo produtos devido a problemas com a data de vencimento.

No setor fiscal, o mesmo problema acontece. Na hora de emitir ou de conferir as notas fiscais recebidas, é preciso que os seus funcionários confiram as informações manualmente e só depois façam o lançamento nas planilhas – algo demorado e pouco confiável.

Muitos arquivos, com versões desatualizadas

Outro grave problema causado pelo uso do Excel é que, nem sempre, seus funcionários podem estar trabalhando na mesma versão do arquivo. Imagine que, por exemplo, dois funcionários estão conferindo o estoque, cada um em um restaurante.

Porém, como as planilhas não ficam conectadas (como em um sistema ERP no qual a troca de informações é em tempo real), cada um pode estar alterando uma versão diferente – e como resultado os dados ficarão desconexos, colocando em risco a integridade da informação e, claro, o seu bolso.

Em questão de poucos minutos, é possível que você como gestor tenha de tomar uma decisão importante, e a discrepância de informações, ou o uso de dados desatualizados pode colocar em risco o seu negócio.

Dificuldades na restrição de acesso

Informações valiosas são usuais em qualquer empresa, e nem sempre esses dados precisam ser compartilhados com todos os membros do time. Porém, ao usar apenas planilhas de Excel você não tem como restringir essas informações (todos que acessarem aquele documento poderão saber sobre os dados ali presentes).

Embora seja possível usar o recurso senha em alguns dados, é preciso considerar a dificuldade de recuperar essas mesmas informações caso a senha seja esquecida, por exemplo, trazendo ainda mais problemas do que facilidades.

Falta de informações claras para a sua gestão

Gerir um restaurante ou outro tipo de food service é algo que exige bastante dos profissionais, já que existem inúmeros dados e informações que precisam ser sempre acompanhados.

Ao trabalhar apenas com planilhas no Excel, você não consegue extrair informações valiosas que podem ser usadas de maneira mais acertada na sua gestão. Por exemplo, só de olhar para as suas planilhas, você saber dizer:

• Quais dos seus funcionários estão fazendo mais hora-extra e o quanto isso impacta no seu financeiro?
• Quais os horários de maior movimento nos seus restaurantes, quais os pratos mais pedidos pelos seus clientes e quais as formas mais usadas de pagamento?
• Quanto cada fornecedor influencia no seu planejamento financeiro?
• Quais são os principais débitos que impactam o seu negócio?

Essas são apenas algumas informações essenciais na hora de gerir melhor o seu food service – e que infelizmente acabam “escondidas” em meio a uma infinidade de números das suas planilhas do Excel, impedindo que você baseie suas decisões em dados reais sobre o seu negócio.

Como um software ERP pode resolver esses problemas?

Depois de ler todos esses dados, você já está convencido de que o Excel não é a melhor ferramenta quando falamos em gestão de food service? Pois saiba que, a solução ideal é sempre contar com um software ERP adequado a essa área.

Com um bom sistema ERP para food service, você poderá:

• Gerir várias unidades da sua rede;
• Ter informações em tempo real de setores importantes como financeiro, compras, vendas, estoque, área fiscal, etc.;
• Garantir que tudo o que for usado na sua cozinha será “descontado” do seu estoque, melhorando o gerenciamento desse setor;
• Ter acesso a relatórios e informações atualizadas sobre todas as áreas do seu restaurante, permitindo que você tenha insights mais realistas para tornar seu negócio mais lucrativo;
• Ter mais segurança nas informações e dados que você compartilha;
• Ter a certeza de que todos os dados essenciais para o seu negócio estão seguros, sendo sempre salvos em nuvem, por exemplo, evitando que um problema nos seus computadores faça com que você perca todos esses dados;
• Facilidades na hora de fazer conciliação de pagamentos (com diferentes bandeiras de cartões ou métodos de pagamento);
• Informações fidedignas, atualizadas e de acordo com a sua realidade, permitindo decisões mais embasadas e que realmente tragam benefícios a sua empresa;
• Agilidade na emissão de notas fiscais, permitindo a emissão em lote, por exemplo.

Como você pode notar, abandonar o Excel e investir em um sistema ERP para food service é uma ótima maneira de gerenciar melhor todos os seus setores e, claro, tornar o seu negócio muito mais lucrativo e competitivo.

Ainda tem alguma dúvida sobre as vantagens de um sistema ERP? Deixe um comentário para a gente.