Como criar uma ficha técnica? Obtenha o passo a passo

Já sabemos que a criar uma ficha técnica é um elemento extremamente importante dentro de qualquer restaurante ou food service, uma vez que permite a padronização dos seus pratos e da qualidade do que é servido, e ainda oferece um controle mais preciso para a sua gestão.

Além disso, também sabemos que existe uma grande importância da ficha técnica no processo de compras, já que você terá mais controle sobre os preços de cada item, seu estoque e sua margem de lucro, ajudando ainda a reduzir o desperdício nas suas cozinhas, graças à padronização dos processos.

Por tudo isso, ter fichas técnicas precisas e atualizadas é fundamental. Se você ainda não usa esse instrumento nos seus restaurantes, continue a leitura e veja dicas importantes!

Ficha técnica operacional x ficha técnica gerencial: entenda as diferenças

Como você viu na introdução, a ficha técnica tem muitas utilidades e vantagens, tanto dentro como fora das suas cozinhas. Por isso, vale à pena entender que existem dois tipos de fichas técnicas – e cada uma deverá ser montada de forma diferente.

A ficha técnica operacional é aquela que deverá ser usada nas suas cozinhas, contendo dicas sobre o preparo de cada prato, a quantidade de ingredientes, os possíveis substitutos, a forma de cozinhar, assar ou preparar o prato, a quantidade de serviços que ele oferece e as formas de apresentação.

Já a ficha técnica gerencial oferece mais informações ao pessoal da administração e do setor de compras. Por isso, deverá ter dados como: valor de cada ingrediente, cotação com mais de um fornecedor, custos por prato, custos com funcionário, margem de lucro e preço final de venda.

Como criar uma ficha técnica para o meu restaurante?

Criar uma ficha técnica operacional

Para montar essa ficha, é primordial que você pense em métodos de padronização da sua cozinha. Essa ficha técnica funcionará como uma espécie de receita para cada preparo, mas com informações muito mais precisas.

Você deverá incluir para cada prato:

     – nome do item;

     – rendimento de porções;

     – ingredientes usados;

     – quantidade de cada ingrediente;

     – ingredientes que podem ser substituídos;

     – modo de preparo;

     – formas de apresentação do prato.

A ideia é que, independentemente da equipe que esteja trabalhando na sua cozinha, ou da loja onde o pedido foi feito, todos os pratos sejam feitos da mesma forma e com os mesmos ingredientes, nas mesmas proporções e com a mesma qualidade.

Isso ajuda muito na hora de você controlar o seu estoque. A partir de uma previsão de vendas de cada prato, baseado no fluxo médio de clientes que você recebe por dia, é possível estimar quanto de cada produto será usado, facilitando na hora de combater desvios e desperdícios e de fazer compras mais acertadas e que geram economia aos seus restaurantes.

Criar uma ficha técnica gerencial

Essa ficha também deverá ser separada por prato, porém as informações dela não ficam acessíveis ao pessoal da cozinha, mas sim aos gestores dos restaurantes.

Na ficha gerencial, você poderá incluir informações como:

     – nome do prato;

     – rendimento de porções;

     – ingredientes usados;

     – quantidade dos ingredientes;

     – custo unitário de cada ingrediente;

     – cotações com o fornecedor atual e com outros fornecedores;

     – custos com funcionário;

     – custos adicionais;

     – margem de lucro;

     – preço final do prato.

Veja que a partir de todas essas informações fica mais fácil de você definir corretamente o seu valor de venda e melhorar o seu lucro.

Caso haja uma variação de preços com o seu fornecedor, com a ficha gerencial, você poderá entender se será preciso repassar esse valor ao seu cliente ou se é possível economizar em outras áreas ou ainda reduzir a margem de lucro.

Fichas gerenciais atualizadas e completas melhoram a vida financeira dos restaurantes e dão ao gestor mais tranquilidade na tomada de decisões.

Dicas importantes

Na hora de criar uma ficha técnica gerencial é que muitos gestores têm problemas. Veja algumas dicas importantes para tornar essa ferramenta ainda mais precisa:

– inclua na ficha apenas a quantidade dos ingredientes que realmente é usada na receita, excluindo perda de líquidos e talos, etc. Esse campo deverá ser preenchido com dados percentuais. Por exemplo, no caso de um prato feito com peixe, esse valor é em torno de 70% já que 30% são perdidos em cabeça, pele, espinha e vísceras;

– faça o cálculo de quanto custa, de fato, o ingrediente se baseando na porcentagem do que é aproveitado do produto. Novamente no caso do peixe, se o preço pago é R$ 10 o kg, mas apenas 70% são aproveitados, o valor a ser usado deverá ser de R$13 o kg, já que 30% foram descartados; 

– na hora de calcular o valor final do prato, você também precisará incluir o custo fixo e variável da casa, o custo da mão de obra e a margem de lucro, tudo em porcentagem e proporcional ao prato. Muitos restaurantes usam o índice 3, ou seja, multiplicam o valor real da matéria prima por 3. Mas é preciso avaliar se esse cálculo funciona para a sua casa;

– atente-se também ao fluxo da cozinha e da rentabilidade total do ingrediente. Por exemplo, 1 garrafa de vinho pode ser usada para fazer 30 risotos, então é preciso dividir esse valor pelo número de pratos e usar apenas a quantia equivalente por prato.

Margem de contribuição

A margem de contribuição é o que resulta quando subtraímos a soma dos custos das despesas da receita operacional, ou seja, o quanto foi faturado com as vendas.

Dessa forma, o gestor consegue entender o quanto cada prato impacta no seu lucro final, verificando se é ou não viável continuar oferecendo aquela opção no cardápio.

É importante que a margem de contribuição seja capaz de cobrir as despesas para a fabricação do item, as despesas fixas relacionadas à sua comercialização e ainda dê lucro.

Margens de contribuição negativas apenas podem ser usadas no caso de promoções, mas sempre isso deverá ser feito de maneira muito bem analisada.

A importância de criar uma ficha técnica para o processo de compras

Como você viu, quando bem-feita a ficha técnica pode ajudar em muitos pontos da sua gestão. Entre eles está o setor de compras. Com um controle mais rígido dos processos da sua cozinha e com uma previsão de saída de cada prato, você consegue estimar o quanto de cada item necessitará dentro de uma semana, 15 dias, 1 mês e assim por diante.

Isso ajuda você a fazer compras mais acertadas, a poder negociar com os fornecedores e a entender o seu giro de estoque, evitando comprar mercadorias a mais ou a menos e que podem impactar diretamente no seu lucro final.

Você gostou deste nosso conteúdo sobre ficha técnica? Agora ficou mais fácil montar as suas fichas? Se você quer saber mais sobre a importância da ficha técnica no processo de compras, leia esse nosso post com informações detalhadas sobre o assunto!